Tietosuojaseloste

OpenLight Media Oy

Viimeksi päivitetty: 18.10.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten OpenLight Media Oy käsittelee henkilötietoja valokuvaus-, videotuotanto-, markkinointi- ja viestintäpalveluidensa yhteydessä. Seloste koskee asiakkaita, potentiaalisia asiakkaita, yhteistyökumppaneita sekä palveluiden yhteydessä kuvattavia henkilöitä siltä osin kuin OpenLight Media Oy vastaa heidän henkilötietojensa käsittelystä.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: OpenLight Media Oy
Y-tunnus: 3215844-3
Osoite: Rongankatu 2 A 23, 33100 Tampere
Puhelin: 040 187 3590
Sähköposti: jaakko.hietala@openlight.fi
Verkkosivusto: https://openlight.fi

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Jaakko Hietala
Sähköposti: jaakko.hietala@openlight.fi
Puhelin: 040 187 3590

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Asiakassuhteiden hoitaminen ja palveluiden tuottaminen

Käsittelemme henkilötietoja tarjouspyyntöjen käsittelyyn, tarjousten laatimiseen, sopimusten tekemiseen, valokuvaus- ja videotuotantopalveluiden toteuttamiseen, asiakasviestintään, toimitusten hallintaan ja laskutukseen. Oikeusperusteena on sopimus, sopimusta edeltävät toimenpiteet tai lakisääteinen velvoite.

Yhteydenottojen ja liiketoimintasuhteiden hoitaminen

Käsittelemme henkilötietoja yhteydenottoihin vastaamiseen, yhteistyösuhteiden hoitamiseen ja palveluidemme kehittämiseen. Oikeusperusteena voi olla sopimus, sopimusta edeltävät toimenpiteet tai oikeutettu etu.

Markkinointi ja viestintä

Voimme käyttää yhteystietoja palveluidemme markkinointiin sähköpostitse, puhelimitse tai muissa soveltuvissa viestintäkanavissa. Markkinoinnin oikeusperuste ja sallittavuus arvioidaan vastaanottajan aseman, käytetyn viestintäkanavan ja sovellettavan lainsäädännön perusteella. Sähköisessä suoramarkkinoinnissa noudatetaan sovellettavia suostumus-, kielto- ja informointivaatimuksia. Markkinointiviestissä kerrotaan lähettäjän henkilöllisyys ja annetaan mahdollisuus kieltää markkinointi. Markkinointikiellon toteuttamiseksi voidaan säilyttää tarpeellinen tieto kiellosta.

Kuva- ja videomateriaalin käsittely sekä markkinointikäyttö

Käsittelemme kuva- ja videomateriaalia tuotantojen suunnitteluun, kuvaamiseen, editointiin, toimittamiseen ja arkistointiin. Voimme käyttää asiakastöissä tuotettuja kuvia ja videoita myös OpenLight Media Oy:n omassa markkinoinnissa esimerkiksi verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa, portfoliossa ja tarjouksissa, jos käyttöön on asianmukainen oikeusperuste ja tarvittavat käyttöoikeudet ovat kunnossa. Asiakkaan toimeksianto ei yksin tarkoita, että aineistoa saa käyttää yrityksen omassa markkinoinnissa.

Lakien noudattaminen ja oikeusvaateisiin varautuminen

Voimme käsitellä henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi sekä oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Oikeusperusteena on tilanteen mukaan lakisääteinen velvoite tai oikeutettu etu.

Emme tee henkilötietojen perusteella automatisoituja päätöksiä, joilla olisi rekisteröidylle oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia, emmekä harjoita profilointia [vahvistettava ennen julkaisua].

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät tiedot riippuvat asiakassuhteesta, toimeksiannosta ja käytetystä palvelusta. Tietoja voivat olla:

• nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite
• yrityksen tai organisaation nimi, Y-tunnus ja tehtävänimike
• tarjouksia, tilauksia, sopimuksia ja laskutusta koskevat tiedot
• tiedot tilatuista palveluista, toimituksista ja asiakasviestinnästä
• valokuvat, videot, ääni- ja haastattelutallenteet sekä muu tuotantoaineisto
• kuvausjärjestelyihin ja toimeksiantoon liittyvät tiedot
• markkinointiin liittyvät yhteystiedot, viestintähistoria ja markkinointikiellot
• verkkosivuston tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä lokitiedot, jos niitä kerätään
• julkisista lähteistä saatavat työrooliin ja yritysyhteyteen liittyvät tiedot, jos niitä käytetään markkinoinnissa.

Emme pyri keräämään enempää henkilötietoja kuin käsittelyn tarkoitukset edellyttävät. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja ei lähtökohtaisesti käsitellä tarkoituksellisesti. Jos tällaista aineistoa sisältyy kuvausmateriaaliin, käsittely arvioidaan erikseen.

4. Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään, asiakkailta tai toimeksiantajilta, sopimuksista, yhteydenotoista ja tuotantotilanteissa syntyvästä aineistosta. Tietoja voidaan saada myös yritysten verkkosivuilta, julkisista yrityshakemistoista ja muista julkisista lähteistä, jos niitä käytetään markkinointiin. Verkkosivuston teknisistä järjestelmistä voidaan saada teknisiä tietoja siltä osin kuin niitä kerätään.

Jos henkilötietoja saadaan muualta kuin rekisteröidyltä itseltään, rekisteröidylle annetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämät tiedot sovellettavien määräaikojen ja poikkeusten mukaisesti.

5. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Henkilötietoja käsittelevät OpenLight Media Oy:n toimintaan osallistuvat henkilöt vain työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Voimme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• sähköposti, kalenteri ja toimistotyökalut: Microsoft 365 / Outlook
• taloushallinto, laskutus ja kirjanpito: Procountor
• kuva- ja videotiedostojen tallennus, siirto, editointi ja toimitus: käytössä olevat tallennus- ja tuotantopalvelut
• verkkosivuston ylläpito ja tekninen toteutus: käytössä olevat verkkopalvelut
• markkinointi ja viestintä: käytössä olevat viestintä- ja markkinointipalvelut.

Palveluntarjoajien tarkat käyttötarkoitukset, käsittelyn sijainnit, mahdolliset alikäsittelijät ja tietosuojajärjestelyt tarkistetaan käytössä olevista sopimuksista ja palveluasetuksista. Erityisesti kuva-aineiston tallennus- ja siirtopalvelut yksilöidään ennen julkaisua.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja sovittujen tehtäviensä ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Kun palveluntarjoaja käsittelee tietoja OpenLight Media Oy:n lukuun, käsittelystä tehdään tarvittaessa tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen käsittelysopimus.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos lainsäädäntö tai toimivaltaisen viranomaisen sitova määräys sitä edellyttää, tai muissa tilanteissa, joissa luovutukselle on asianmukainen oikeusperuste.

6. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietojen siirtoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei voida vahvistaa tai sulkea pois ennen käytössä olevien palveluiden ja niiden tietosuojajärjestelyjen tarkistamista.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirto toteutetaan vain tietosuoja-asetuksen sallimalla tavalla. Siirron edellytykset ja tarvittavat suojatoimet, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet tai soveltuva tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös, varmistetaan ennen siirtoa.

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksen, sopimusvelvoitteiden tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

• Tarjouspyynnöt ja yhteydenotot: niin kauan kuin tietoja tarvitaan yhteydenoton käsittelemiseksi ja mahdollisen asiakassuhteen jatkamiseksi.
• Asiakas- ja sopimustiedot: asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen vain tarpeellisessa laajuudessa esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden tai oikeusvaateisiin varautumisen vuoksi.
• Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
• Markkinointitiedot: markkinoinnin tarpeen ja sovellettavien oikeusperusteiden mukaisesti. Markkinointikieltoa koskeva tieto voidaan säilyttää tarpeellisessa laajuudessa kiellon noudattamisen varmistamiseksi.
• Kuva- ja videomateriaali: toimeksiannon, sovittujen käyttöoikeuksien, toimitusvelvoitteiden ja mahdollisen markkinointikäytön edellyttämän ajan.

[Täydennä ennen julkaisua konkreettiset säilytysajat tai niiden tarkemmat määräytymisperusteet erityisesti tarjouspyynnöille, markkinointitiedoille ja kuva-aineistoille.]

Kun tietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti, ellei niiden säilyttämiselle ole lakisääteistä tai muuta hyväksyttävää perustetta.

8. Henkilötietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Näitä voivat olla henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, käyttöoikeuksien rajaaminen, laitteiden ja järjestelmien suojaaminen, tietoturvapäivitykset, varmuuskopiointi sekä tietojen turvallinen siirto ja säilytys. Henkilötietojen käsittely rajataan niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työssään.

Suojatoimet valitaan käsiteltävien tietojen luonteen, käsittelyn laajuuden ja riskien perusteella.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet sovellettavien edellytysten ja rajoitusten mukaisesti:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: voit pyytää tiedon siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja saada pääsyn tietoihisi.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen: voit pyytää tietojen poistamista, kun poistamisen edellytykset täyttyvät.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: voit tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus vastustaa käsittelyä: voit tietyissä tilanteissa vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: voit tietyissä tilanteissa saada itse toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
• Oikeus peruuttaa suostumus: jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti.

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen jaakko.hietala@openlight.fi tai postitse rekisterinpitäjän osoitteeseen. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

Pyyntöihin vastataan tietosuoja-asetuksen mukaisessa määräajassa, lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa. Määräaikaa voidaan jatkaa asetuksen sallimissa tilanteissa.

10. Henkilötietojen antamisen pakollisuus

Henkilötietojen antaminen voi olla tarpeen tarjouksen laatimiseksi, sopimuksen tekemiseksi, palvelun toteuttamiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Jos palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömiä tietoja ei anneta, emme välttämättä voi laatia tarjousta, tehdä sopimusta tai toteuttaa tilausta. Markkinointia varten annettavien tietojen antaminen on vapaaehtoista siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen.

11. Verkkosivusto ja evästeet

Verkkosivuston käytön yhteydessä voidaan käsitellä teknisiä tietoja, joita tarvitaan sivuston toiminnan, tietoturvan ja käyttäjän pyytämien toimintojen toteuttamiseen.

Verkkosivustolla käytetään vain välttämättömiä evästeitä [vahvistettava tarkistamalla sivuston evästeet, lisäosat, upotukset ja kolmansien osapuolten palvelut]. Jos sivustolla käytetään muita kuin välttämättömiä evästeitä tai vastaavia seurantatekniikoita, niiden käytössä noudatetaan sovellettavia suostumus- ja informointivaatimuksia.

12. Asiakastöiden kuvien ja videoiden julkaiseminen

OpenLight Media Oy voi esitellä tuottamiaan valokuvia ja videoita omassa portfoliossaan, verkkosivuillaan, sosiaalisessa mediassa ja muussa markkinoinnissaan, jos siihen on asianmukainen oikeusperuste ja tarvittavat käyttöoikeudet.

Ennen julkaisemista arvioidaan kuva-aineiston käyttöä koskevat sopimusehdot, asiakkaan kanssa sovitut käyttöoikeudet, kuvattavien henkilöiden informointi ja tarvittava oikeusperuste sekä muut julkaisuun liittyvät oikeudet.

Asiakkaan kanssa sovitaan tarvittaessa erikseen siitä, voidaanko toimeksiannossa syntyvää aineistoa käyttää OpenLight Media Oy:n omassa markkinoinnissa. Asiakkaan antama lupa ei automaattisesti korvaa kuvattavien henkilöiden tietosuojan tai muiden oikeuksien edellyttämää arviointia.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos toimintamme, käyttämämme palvelut tai henkilötietojen käsittelyä koskevat käytännöt muuttuvat tai lainsäädäntö edellyttää muutoksia.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan verkkosivustollamme osoitteessa https://openlight.fi.

Viimeksi päivitetty: 18.10.2026